Grasse (SairaalaSeniori®)
Grasse (SairaalaSeniori®) on suoriteperusteinen psykiatristen ja päihdehuollon hoitolaitosten ja avohoidon erityistarpeisiin kehitetty sähköisen potilaskertomuksen sisältävä potilastietojärjestelmä.
Grasse sisältää erillisinä osasovelluksina:
Ohjaustiedot
Vuodeosastojen potilashallinto
Avohoidon potilashallinto
Sähköinen potilaskertomus
Potilas- ja kuntalaskutus
Laboratoriotilaukset
Ajanvaraus
Potilasvarainhoito
Grasse sisältää mm. seuraavat liittymät: Hilmo, MYNLA-kuntalaskutus, SAUKKO-suoritekanta, VTJ2000 väestörekisteri, Raindance -saatavareskontra, laboratoriotutkimuspyynnöt/-vastaukset Multilab-järjestelmään (HL7), viitetietojärjestelmät, PowerPlay siirtotiedostot erillisten määrittelyjen mukaisesti, SPSS siirtotiedostot erillisten määrittelyjen mukaisesti.
Ylös
Grasse / Ohjaustiedot
Ohjaustiedot ovat järjestelmän toimintaa ohjaavia tietoja, parametreja ja koodituksia. Ohjaustiedot määritellään ja tallennetaan järjestelmän käyttöönottovaiheessa. Mikäli toimintatavat tai tarpeet muuttuvat, ohjaustietoja voidaan sekä muuttaa että täydentää.
Ohjaustietoja ovat mm. erilaiset yleisparametrit, kuntakoodit, postinumerot, osastot, vastaanotot, poliklinikat, potilaskäsittelyyn liittyvät ohjaustiedot, tapahtumakäsittelyyn liittyvät ohjaustiedot, tutkimukset ja lääketiedot.
Edellä mainittujen lisäksi järjestelmä sisältää huomattavan määrän erilaisia taustatietoja, joilla ohjataan järjestelmän käyttäytymistä tapahtumakäsittelyssä, tilastoinnissa ja laskutuksessa.
Ylös
Grasse / Vuodeosaston potilashallinto
Järjestelmä sisältää potilaan hallinnollisten tietojen käsittelyn lähetteen saapumisesta hoidon päättymiseen.
Lähetteet
Lähetekäsittely noudattaa hoidon saatavuuden seurantaan liittyviä määrittelyjä ja tuottaa Stakesille toimitettavan konekielisen aineiston.
Saapuminen ja perustiedot
Potilaasta voidaan kirjata varsinaisten perustietojen lisäksi omaiset, edunvalvojat tuntomerkit, luettelo mukana olevasta omaisuudesta, aikaisempi psykiatrinen hoito, voimassa olevat luvat sekä maksu- ja ansiotiedot. Perustiedot voidaan tarkistaa väestörekisteristä, mikäli liittymä on käytettävissä.
Poissaolot ja osastosiirrot
Hallinnollisiin kirjauksiin kuuluvat osastosiirto potilaan vaihtaessa osastoa sekä potilaan poissaolot. Kumpikin kirjaus vaikuttaa sekä tilastointiin että laskutukseen taustatietoihin määriteltyjen parametrien mukaisesti.
Hoitojakson päättyminen
Potilaan hoitojakso päättyy uloskirjaukseen. Uloskirjauksen yhteydessä voidaan lopettaa potilaan lääkitykset, siirtää potilas määräaikaisvalvontaan (kriminaalipotilaat), tehdä kirjaukset sairauskertomuksen lisälehdelle tai taudinkulku ja hoito -lomakkeelle sekä päivittää hoitosuunnitelman kesto. Uloskirjauksen yhteydessä muodostuu hoitojaksokohtainen hoitoilmoitus.
Potilastilastot
Järjestelmä tuottaa erilaisia tilastoja potilaiden lukumääristä, hoitojaksoista ja hoitopäivistä. Tällaisia tilastoja ovat esimerkiksi saapuneet/poistuneet potilaat, potilaiden ikäjakauma, sisäänkirjattujen potilaiden määrät, M-tapahtumatilasto ja käyttötilasto. Kaikki potilashallinnon tilastot voidaan tulostaa takautuvasti.
Hoitoilmoitukset
Uloskirjauksen yhteydessä potilaasta muodostuu hoitoilmoitus. Hoitoilmoituksen tietoja voidaan muuttaa ja täydentää tarpeen vaatiessa. Järjestelmä tuottaa myös luettelon hoitoilmoituksista ja puutteellisista hoitoilmoituksista. Hoitoilmoitukset lähetetään konekielisessä muodossa STAKES:iin.
Potilaslaskenta
Järjestelmän avulla voidaan kerätä tiedot STAKESin vuosittaiseen potilaslaskentaan. Laskentatietojen keräilyn jälkeen laskentatietoja voidaan virhetilanteissa ylläpitää. Potilaslaskenta-aineisto lähetetään konekielisessä muodossa STAKES:iin.
Ylös
Grasse / Avohoidon potilashallinto
Avohoidon potilashallinto-osiolla hoidetaan psykiatrian ja päihdehuollon avohoidon toimipisteiden hallinnollinen tietojenkäsittely. Potilaskertomukseen liittyvä avohoidon kertomus on liitettävissä potilashallinto-osioon haluttaessa esim. tietosuojasyistä käsitellä kertomuksen tietoja erillisinä.
Hoitojakson aloitus ja perustiedot
Hoitojakson alkaessa potilaasta tehdään sisäänkirjaus eli hyväksyminen avohoidon potilaaksi. Mikäli potilas on vuodeosaston potilaana tai hänellä on aikaisempia hoitojaksoja, tuodaan potilaan perustiedot oletukseksi myös uudelle alkavalle hoitojaksolle. Henkilöllä voi olla avoimia hoitojaksoja usealle eri vastaanotolle (poliklinikalle) samanaikaisesti.
Perustiedot voidaan tarkistaa väestörekisteristä, mikäli liittymä on käytettävissä.
Vastaanottosiirrot
Potilaan siirtyessä toisen vastaanoton potilaaksi, kirjataan vastaanottosiirto. Siirto päättää vastaanottokohtaisen hoitojakson sekä aloittaa uuden. Vastaanottosiirrot vaikuttavat tilastointiin sekä työntekijöiden oikeuksiin käsitellä potilaan tietoja.
Hoitojakson päättyminen
Potilaan avohoidon hoitojakson päättyessä suoritetaan päättymiskirjaus, jossa ilmoitetaan mm. miksi hoitojakso päättyy. Kirjaus päättää vastaanottokohtaisen hoitojakson ja avohoidon hoitojakson jos kyseessä oli viimeinen vastaanottokohtainen hoitojakso.
Käynti- ja tapahtumakuvaukset
Käynti- ja tapahtumakuvauksia käsitellään joko potilaittain, päivämäärittäin tai ryhmittäin. Järjestelmässä voidaan käsitellä myös tapahtumia, jotka eivät kohdistu suoraan potilaaseen, esimerkiksi eri ulkoisille yksiköille suoritettu konsultaatio. Tapahtumien kirjauksella tallennetaan tapahtumatiedot, suoritetaan tilastointi, mahdollinen siirto avohoidon kertomukseen sekä vastaanottopäiväkirjan ylläpito.
Potilastilastot
Grassen tuottamia tapahtumatilastoja ovat mm. potilastapahtumat kunnittain, erikoisaloittain, työntekijöittäin sekä potilaiden lukumäärät ja potilaskohtaiset käyntipäivät. Käyntitilastoja ovat mm. potilaskäyntien lukumäärät, päivätoimintakeskuskäynnit ja asiakkaiden ikäjakauma.
Avohoidon kertomus
Avohoidon kertomus on erillinen potilaskertomukseen kuuluva seurantalehti, jota käytetään kirjattaessa esimerkiksi tiesuojasyistä potilaan käyntiin liittyvät tiedot omalle seurantalehdelleen. Lomakkeeseen liittyviä toimintoja ovat tallennus, tapahtumien ylläpito, lomakkeiden tulostus ja tapahtumien kuvaruutukyselyt.
Tapahtumalaskutus
Potilaalta laskutettavat tapahtumat voidaan laskuttaa joko potilaslaskutuksen erillistapahtumien käsittelyn avulla tai ne voidaan kerätä ja siirtää laskutettavaksi jollain muulla potilaslaskutusjärjestelmällä. Kuntalaskutettavat avohoidon tapahtumat laskutetaan joko Grasseen sisältyvällä kuntalaskutusohjelmistolla tai siirretään laskutettaviksi toiseen laskutusjärjestelmään.
Ylös
Grasse / Potilaskertomus
Potilaskertomus -osio on erityisesti psykiatrian ja päihdehuollon laitos- ja avohoidon tarpeisiin kehitetty sähköinen potilaskertomus. Potilaskertomuksen tapahtumakäsittely täyttää tietosuojaa koskevat määräykset sekä noudattaa erikoissairaanhoidon terveys- ja sairauskertomusta.
Seurantalehdet
Seurantalehtien avulla käsitellään potilaskertomukseen kuuluvia lomakkeita. Lomakkeisiin liittyviä toimintoja ovat tapahtumatallennus, tapahtumien ylläpito, lomakkeiden tulostus ja tapahtumien kuvaruutukyselyt.
Potilaskertomus käsittää mm. seuraavat seurantalehdet ja lausunnot:
- taudinkulku ja -hoito
- sairauskertomuksen liite
- sairauskertomuksen lisälehti
- tiivistelmä (kaikki lomakkeet)
- yhdistelmä (riskitiedot ja tapahtumat)
- sosiaalityö
- psykologia
- toimintaterapia
- fysioterapia
- ravitsemusterapia
- radiologia
- epikriisi
- hoitajan lausunto
- lääkärin lausunto
- sosiaalityöntekijän lausunto
- psykologin lausunto
- b-lausunto
- c-lausunto.
Potilaasta voidaan kirjata järjestelmään erilaisia havaintoja. Havainnot on mahdollista siirtää taudinkulku ja -hoito -lomakkeelle ja sairauskertomuksen liitteelle. Haluttaessa voidaan käyttää tekstinkäsittelyohjelmia seurantalehtien tietojen tallennukseen, jolloin tallentamisen jälkeen tiedot siirretään käyttöliittymän ominaisuuksien avulla Grasse potilaskertomukseen.
Lääkitys
Potilaan lääkitystiedot kirjataan lääkekohtaisesti: aloitus, annostus, jako, lääkemääräyksen antaja, lopetus ja lopetuksen syy sekä annostuksen muutokset. Kirjattaessa potilaan lääkeaineallergiat järjestelmään, saadaan lääkitystietojen tallennuksen yhteydessä hälytys allergiasta, mikäli määritelty lääke sisältyy allergisoivaa vaikuttavaa ainetta. Lääkitystietojen pohjalta tulostetaan esimerkiksi lääkejaot (dosetti / tarjotinjako), lääkehoidon seurantalomake ja potilaan lääkitys valitulla ajanjaksolla.
Potilaan tahdosta riippumaton hoito
Grasse sisältää potilaan tahdosta riippumattomaan hoitoon liittyvien lähetteiden, lausuntojen ja päätösten käsittelyn. Järjestelmä seuraa potilaan päätösprosessia ja ohjaa käyttäjää nk. vaiheen avulla. Vaihe ja status (vaarallinen ja/tai vaikeahoitoinen, kriminaalipotilas tai mielentilatutkimuspotilas) kertovat minkälainen lähete/lausunto/päätös on seuraavaksi annettava tai tehtävä ja koska sen on oltava tehtynä. Kaikki lähetteet, lausunnot ja päätökset voidaan tulostaa, samoin kuin ylilääkärien päätösluettelo. Kriminaalipotilaiden määräaikaisvalvonnan seuranta on mahdollista järjestelmän avulla. Tahdosta riippumattoman hoidon ja mielentilatutkimusten käsittely päivittää automaattisesti maksuttomien tarkkailujen ja mielentilatutkimusten jaksoja. Tietoja hyödynnetään mm. potilas- ja kuntalaskutuksen yhteydessä.
Tutkimukset
Laboratoriotutkimusten sekä radiologisten ja muiden tutkimusten tulokset kirjataan järjestelmään. Tuloksista voidaan tulostaa seurantaa varten esimerkiksi tutkimuksen kymmenen viimeisintä tulosta. Laboratoriotutkimusten käsittely on mahdollista suorittaa erillisen laboratoriotilausjärjestelmän avulla. Laboratoriojärjestelmä sisältää esim. pyyntöjen välittämisen Multilab -järjestelmään HL7 sanomasuositusten mukaisesti.
Ruokavaliot
Ruokavaliot kirjataan potilaskohtaisesti. Tietojen pohjalta tulostetaan esimerkiksi erityisaterioiden päivittäinen tarve. Mikäli SofTieto Oy:n PATA -järjestelmä on käytössä, ovat ruokavaliotiedot myös ravintokeskuksen käytettävissä.
Hoitoisuustiedot
Potilaan hoitoisuustietoja ovat mm. diagnosointi, allergiat ja erityisominaisuudet. Hoitojakson päättyessä hoitoisuustiedot siirtyvät automaattisesti hoitoilmoitukseen.
Hoitosuunnitelma, hoitotyön suunnitelma
Potilaan hoitosuunnitelmaa tehtäessä voidaan käyttää joko sairaalalomaketta 3453:90, vapaamuotoista hoitosuunnitelmaa tai hoitotyön suunnitelmaa. Sairaalalomake sisältää potilaan diagnosoinnin, ongelmat ja suunnitellut tutkimukset, potilaan tilan arvioinnin, hoidon tavoitteet, hoitomuodot sekä kokonais- ja jatkohoidon. Myös arviot potilaan päivittäisistä toiminnoista voidaan kirjata. Vapaamuotoinen hoitosuunnitelma on parametriohjattu eli käyttäjä voi itse määritellä millaista hoitosuunnitelmamallia käyttää ja millaisella tarkkuudella esimerkiksi ongelmat/tarpeet kirjataan. Vapaamuotoinen hoitosuunnitelma sisältää perustiedot, hoitotyön tavoitteet, keinot tavoitteiden toteuttamiseksi, tavoitteiden toteutumisen ja päivittäistoimintojen arvioinnin. Hoitotyön suunnitelma sisältää potilaan voimavarat, tarpeet/ongelmat, tavoitteet, auttamiskeinot, sopimukset, arvioinnin sekä yhteenvedon suunnitelman toteutumisesta. Potilaalle voi olla samanaikaisesti voimassa useita hoitotyön suunnitelmia.
Hoidon varaukset
Käsittelyn avulla kirjataan potilaalle annettavat hoidot ja palvelut, jolloin niiden pohjalta saadaan mm. potilas-, työntekijä- ja osastokohtaiset päivätyösuunnitelmat. Hoidot ja palvelut voivat olla joko kertaluonteisia tai jatkuvia (sarjahoidot).
Suoritetut hoidot ja palvelut
Potilaalle annetut hoidot ja palvelut kirjataan suoritetuksi ja ne tilastoidaan. Mikäli työsuunnitelma on käytössä, voidaan suunnitelman tapahtumia siirtää toteutuneeksi. Grasse mahdollistaa suoritepohjaisen potilas- ja kuntalaskutuksen suoritettujen hoitojen ja palveluiden kirjauksen kautta.
Erillisseurannat
Järjestelmän sisältämiä erillisseurantoja ovat pakkotoimiseuranta, rajoiteseuranta ja potilaan aiheuttamat vammat/vahingot.
Arvioinnit
Järjestelmään voidaan kirjata erilaisten arviointien tulokset potilaittain. Käytettävät arviointi taulukot syötetään ohjaustietoihin, joten niiden määrää tai kokoa ei ole rajoitettu. Arvioinneista voidaan esimerkkeinä mainita BPRS, MADRS ja SOAS.
Tapahtumahistoriointi
Potilaskertomuksen tietoja historioidaan ja tilastoidaan. Historiointi suoritetaan esimerkiksi taudinkulku - ja hoitolomakkeen tapahtumista ja päättyneistä lääkityksistä. Tilastoja tehdään mm. havainnoista ja suoritetuista palveluista ja hoidosta.
Erityistoiminnot
Potilaskertomukseen on liitetty toimintoja, jotka palvelevat erityisesti tutkimus- ja tilastotieteellistä toimintaa. Järjestelmä sisältää hakutoiminnon, jolla tietokannoista voidaan etsiä esimerkiksi kaikki potilaat, joiden kertomuksesta löytyy tietty diagnoosi. Hakutoimintoa ohjataan käyttäjän itse määrittelemillä parametreilla. Tietokannoista voidaan muodostaa myös käyttäjän itse määrittelemin tiedoin peräkkäistiedosto, joka on siirrettävissä käytössä olevaan taulukkolaskenta- tai tilasto-ohjelmistoon (SPSS, PowerPlay, Excel jne.). Kaikki järjestelmän tuottamat tulosteet voidaan ohjata peräkkäistiedostoon, joka siirretään muiden järjestelmien (esimerkiksi SPSS) käsiteltäväksi.
Ylös
Grasse / Potilas- ja kuntalaskutus
Potilas- ja kuntalaskutussovelluksella hoidetaan psykiatrian tai päihdehuollon hoitolaitosten laskutus ja saatavien seuranta. SairaalaSeniorin laskutussovellusta voidaan käyttää myös pelkästään tapahtumien ja hoitopäivien keräilytoimintona suoritettaessa varsinainen laskutus muun laskutussovelluksen avulla.
Potilaan hoitomaksutiedot
Potilaan hoitomaksutiedoissa on mm. hoitomaksun suuruus ja määräytymisperusteet, mahdollinen pitkäaikaishoidon maksumääräys sekä potilas- ja kuntalaskun maksaja (t). Hoitomaksutietojen perusteella muodostetaan hoitopäivistä laskutettavat maksut.
Laskutusasiakkaiden tiedot
Laskutusasiakkaita on kahdenlaisia: potilaita, jotka maksavat itse laskunsa ja asiakkaita, jotka toimivat vain laskun maksajina (esimerkiksi kuntien sosiaalivirastot, sairaanhoitopiirit ja potilaan omaiset). Laskutusasiakastiedoissa on mm. laskutusosoite, asiakasryhmä, laskutetut maksut kauden ja vuoden alusta, asiakkaan saldo, maksuehto, koronkäsittely ja perintätavat.
Tapahtumatiedot
Laskutukseen vaikuttavia tapahtumatietoja ovat potilaan poissaolot, osastosiirrot, tahdosta riippumattomaan hoitoon liittyvät tarkkailujaksot ja mielentilatutkimusjaksot. Kaikki edellä mainitut tapahtumat siirtyvät laskutukseen vuodeosastojen potilashallinto- ja terveys- ja sairauskertomussovelluksista. Sekä potilas- että kuntalaskutuksessa voidaan hoitomaksujen lisäksi laskuttaa nk. erillistapahtumia. Tällaisia maksuja ovat erimerkiksi maksulliset hoidot ja palvelut.
Potilaslaskutus
Potilashallintosovelluksesta kerätään reaaliaikaisesti laskutettavat hoitopäivät laskutusjaksolta potilaslaskutukseen. Tietojen keräily ei ole sidottu tiettyyn aikaan, vaan se suoritetaan käyttäjän valitsemana ajankohtana. Keräilyssä huomioidaan mm. potilaiden poissaolot, maksuton tarkkailuaika, mielentilatutkimusjaksot ja potilaan alaikäisyys. Mikäli lasku halutaan antaa potilaan mukaan uloskirjauksen yhteydessä, on tapahtumat mahdollista kerätä yksittäiselle potilaalle myös kesken laskutusjakson. Tapahtumista muodostetaan laskut, joita voidaan tarvittaessa muuttaa laskujen ylläpito-ohjelmalla. Potilaslaskutuksesta saadaan tilastot laskutetuista hoitopäivistä ja -maksuista potilas- ja maksajakohtaisesti.
Kuntalaskutus
Kuntalaskutuksen toimintaperiaatteet ovat samat kuin potilaslaskutuksessakin: tapahtumat kerätään potilashallinnosta laskutusjaksoittain, muodostetaan ja tulostetaan laskut, jotka lähetetään asiakkaalle.
Avohoidon tapahtumien laskutus
Avohoidon kuntalaskutettavat tapahtumat kerätään laskutukseen laskutusjaksoittain. Keräilyn jälkeen laskut muodostetaan ja tulostetaan. Asiakkaalle lähetetyt laskut tilastoidaan ja siirretään reskontraan.
Lääkärintodistuspalkkiolaskutus
Lääkärintodistuspalkkioiden laskutus voidaan hoitaa erillisellä sovelluksella. Lasku voidaan muodostaa ja tulostaa heti tapahtuman yhteydessä tai laskutettavia tapahtumia voidaan kerätä ja laskutus hoitaa keskitetysti. Tulostetut laskut tilastoidaan ja siirretään reskontraan. Sovellus tuottaa tilaston laskutetuista tapahtumista ja luettelon tapahtumista lääkäreittäin palkkionmaksua varten.
Yleislaskutus
Yleislaskutus on tapahtumalaskutus, jolla laskutetaan asiakkaan itsensä määrittelemiä palveluita kuten aterioita, maksullisia tutkimuksia ja lääkkeitä, pesulapalveluita ja myytäviä tuotteita. Laskut voidaan muodostaa ja tulostaa heti tapahtumakirjauksen yhteydessä tai laskutus voidaan hoitaa keskitetysti. Tulostuksen jälkeen laskut tilastoidaan ja siirretään reskontraan.
Saatavareskontra
Reskontralla hoidetaan asiakkaille lähetettyjen potilas- ja kuntalaskujen maksuseuranta, saatavien perintä ja korkolaskutus. Asiakkaiden suoritukset kirjataan järjestelmään manuaalisesti tai jos käytössä on viitejärjestelmä, kohdistetaan viitteelliset suoritukset. Järjestelmästä tulostetaan erilaisia päiväkirjoja ja raportteja helpottamaan maksuseurantaa. Tällaisia tulosteita ovat esimerkiksi laskutus- ja suorituspäiväkirjat, avoimet laskut -luettelo, laskut eräpäivittäin, asiakaskohtainen tiliote, saatavien ikäjakauma ja saldoluettelo. Mikäli asiakas ei maksa laskuaan eräpäivään mennessä, tulostetaan maksumuistutukset ja ulosottohakemukset sekä muodostetaan viivästyskorkolaskut. Mikäli kuntalaskutuksessa hyvitetään potilaan maksama oma osuus jälkikäteen, voidaan hyvitystapahtumat kerätä suoraan reskontrasta kuntalaskutukseen.
Ylös
Grasse / Laboratoriotilaukset
Laboratoriotilaus -sovelluksella hoidetaan laboratoriotutkimusten pyynnöt ja vastausten kirjaus sekä Leponex -seuranta.
Potilaskohtaiset viitearvot
Tutkimus- ja analyysimenetelmäkohtaisesti määriteltyjen viitearvojen lisäksi voidaan antaa myös potilaskohtaisia viitearvoja esimerkiksi haluttaessa tarkempi seuranta diagnosoinnin määrittelemiseksi.
Tutkimushinnastot
Laboratoriotutkimuksille annetaan perushinta. Tämän lisäksi tutkimukselle voidaan antaa potilaskohtainen, sairasvakuutusryhmäkohtainen, työntekijäryhmäkohtainen ja/tai ostopaikkakohtainen hinta. Tutkimushinnoittelua käytetään erillisen määrittelyn mukaisesti.
Tutkimuspyynnöt
Tutkimuspyyntöjä käsitellään joko potilaskohtaisesti tai kalenteripäivän kaikki tilaukset kerrallaan. Tilaus koskee joko yksittäistä tutkimusta tai tutkimusryhmää. Pyynnön tulostuksen lisäksi järjestelmästä voidaan tulostaa tutkimustarrat ja tutkimukset, joilta puuttuu tutkimustulos.
Järjestelmä voidaan liittää HL7 sanomaliikenteen avulla Mylab Oy:n Multilan järjestelmään sekä pyyntöjen että vastausten osalta.
Tutkimusvastaukset
Tutkimusvastaukset syötetään joko pyyntöpäivittäin, potilaittain, tutkimuksittain tai pyyntönumeroittain. Tutkimusvastauksista voidaan tulostaa esimerkiksi 10 viimeisintä tutkimuksen tulosta arvojen kehityksen seurantaa varten.
Leponex seuranta
Leponex -seurannan avulla kontrolloidaan Leponex -lääkityksessä olevien potilaiden laboratoriotutkimusten näytteenottoa ja tutkimusten tuloksia. Järjestelmästä saadaan päivittäin tieto potilaille ko. päivänä Leponex -seurantaan liittyvistä tehtävistä tutkimuksista. Lisäksi järjestelmä hälyttää, mikäli tutkimustulokset poikkeavat annetuista ohjearvoista.
Ylös
Grasse / Ajanvaraus
Ajanvarausjärjestelmää käytetään varattaessa käyttöön erilaisia resursseja eli varauksen kohteita. Varauksen kohteita voivat olla henkilöt, tilat, laitteet, välineet ja palvelut. Ei käytettävissä -kalenteriin kirjataan ajat, jolloin kohde ei ole käytettävissä. Varauksista tulostetaan varauskalenteri.
Perustiedot
Ajanvarausjärjestelmän perustietoja ovat ohjaustiedot, resurssiryhmät, resurssien eli varauksen kohteiden tiedot, sekä varauksen tekijöiden eli työntekijöiden tiedot. Resurssien tiedoista määritellään resurssin nimi, resurssiryhmä johon kuuluu sekä varauksen aikaisin sallittu alkamis- sekä myöhäisin sallittu loppumisaika. Resurssiryhmäkohtaisia tietoja ovat esimerkiksi ryhmän nimi, ryhmän resurssilaji (henkilö, tila, laite, väline vai palvelu) sekä varauksen aikajakso (5, 10, 15, 30 tai 60 min).
Ei-käytettävissä kalenteri
Ei käytettävissä -kalenteriin määritellään varauksen kohteet, jotka eivät ole käytettävissä tiettynä aikana, esimerkiksi henkilöiden vuosilomat, koneiden huoltoajat jne.
Varaukset
Varausten tallennus -toiminnolla tallennetaan varsinaiset varaukset järjestelmään. Tallennustavan voi valita useasta mahdollisesta: päivä, viikko/varauksen kohteittain, päivä/ryhmittäin, asiakkaittain tai eräajona määrätylle ryhmälle ja aikajaksolle. Toiminnoilla voidaan hoitaa myös jatkovaraukset, varauksen siirto toiselle kohteelle sekä monivaraus, jolloin aika varataan usealle eri päivälle. Varauksista tulostetaan varauskalenteri.
Ylös
Grasse / Potilasvarat
PotVa potilasvarojen hoito on helppokäyttöinen ja joustava ohjelmisto potilasvarojen hallinnointiin. Ohjelmisto on muista järjestelmistä riippumaton sovellusohjelmisto, jonka reskontratulosteet liitetään suoraan pääkirjanpitoon.
Sovelluksen ominaisuudet
Potilasvarojen hoito -sovellus on kahdenkertaiselle kirjanpidolle perustuva varojen käytön seurantaohjelmisto. Ohjelmistolla voidaan hoitaa sekä potilaiden että osastojen varojen käytön seuranta.
Tilitiedot
Rahavarojen seuranta perustuu tilitietoihin. Tilitietoina voivat olla joko pankkitili niiden potilaiden osalta, jotka ovat jättäneet pankkikirjansa potilaskassaan ja hoitavat laskunsa kassan kautta tai käteistili käteisvarojen seurantaan tai molemmat. Tilit jaotellaan tilinumeroittain, joka muodostuu tililajista (pankkitili, käteistili, osastotili tai muu tili), potilasnumerosta tai osastonumerosta sekä tilin järjestysnumerosta. Tilitietojen kertymätietoja ovat nykysaldo, edellinen saldo sekä saldon viimeinen muutospäivä. Tilitulosteita ovat tiliote ja saldoluettelo.
Perustiedot
Tilitapahtumilla kirjataan tileille kohdistuvat tapahtumat joko tositteittain tai potilaittain. Tallennettavia tietoja ovat tapahtumapäivä, tilinumero, jolle tapahtuma kohdistuu, vastatilin numero, tapahtuman markkamäärä sekä tapahtuman selitys. Tapahtumien perusteella tulostetaan tapahtumapäiväkirja.
Kuukauden päättäminen
Kun kaikki kuukaudelle kirjattavat tapahtumat on tallennettu järjestelmään, suoritetaan kuukauden päättäminen kirjaamalla järjestelmään kuukauden päätöspäivä. Kuukauden päättämisen jälkeen ei annettua päätöspäivää aikaisempia tapahtumia pääse käsittelemään tapahtumien tallennustoiminnolla. Tulosteiden tulostaminen on edelleen mahdollista.
Muita toimintoja
Laskutus
Potilaan negatiiviset käteistilien saldot voidaan haluttaessa siirtää järjestelmän oman laskutusrutiinin piiriin. Siirron jälkeen laskuja voidaan muokata, poistaa ja niitä voidaan kirjoittaa uusia. Aineistosta voidaan tulostaa laskutilisiirrot. Tilisiirtojen jälkeen tehdään eräajo, jolla laskut päivitetään potilaskohtaisiin seurantatietoihin (potilasvarainhoidon reskontra). Tulosteita ovat laskutustapahtumalista, tilisiirto sekä suorituspäiväkirja.
Kehotusrahastojen seuranta
Kehotusrahalla tarkoitetaan potilaiden pienimuotoisista töistä maksettuja rahakorvauksia. Nämä korvaukset on mahdollista tallentaa erilliseen kehotusrahojen seurantarekisteriin, josta ne voidaan tulostaa tapahtumapäivämäärän mukaisessa järjestyksessä. Kehotusrahoja seurataan täysin erillään muusta potilasvarojen hoidosta.
